¿Tu equipo pierde tiempo resolviendo problemas de impresión?
Es viernes a las 17:00 y el área comercial necesita imprimir con urgencia una propuesta para uno de los clientes más importantes del año. Pero justo en ese momento la impresora principal deja de funcionar.
El equipo de sistemas tiene que abandonar tareas críticas para intentar resolver el problema. Después de horas de trabajo, descubren que alguien forzó la bandeja o utilizó un cartucho alternativo defectuoso. Mientras tanto, las tareas se retrasan, aumenta la frustración y las oportunidades de negocio pueden verse afectadas.
Este tipo de situaciones son más comunes de lo que parecen y representan costos ocultos para las empresas.
¿Qué son los Servicios de Impresión Gestionada (MPS)?
Los Servicios de Impresión Gestionada, conocidos como MPS (Managed Print Services), son una solución integral que permite delegar la administración completa del entorno de impresión a especialistas.
La propuesta incluye equipamiento, mantenimiento, monitoreo y reposición de consumibles dentro de un único servicio, garantizando que la infraestructura de impresión funcione de manera eficiente y sin interrupciones.
De esta forma, tu empresa deja de reaccionar ante los problemas y pasa a trabajar con una estrategia preventiva.
Mantenimiento proactivo: prevenir antes que reparar
Uno de los principales beneficios de los Servicios MPS es la capacidad de monitorear los equipos en tiempo real.
Los sistemas detectan posibles fallas antes de que afecten la operación y permiten que los técnicos actúen de manera anticipada.
Esto significa:
- Menos interrupciones.
- Reposición automática de tóners.
- Menor tiempo de inactividad.
- Reducción de reparaciones de emergencia.
- Mayor disponibilidad de los equipos.
En lugar de esperar a que una impresora deje de funcionar, los problemas se solucionan antes de que ocurran.
Impresión segura y control de documentos con Follow Me
¿Cuántas veces quedaron documentos olvidados en la bandeja de salida?
Además del desperdicio de papel, esto puede representar un riesgo para la información confidencial de la empresa.
La tecnología Follow Me permite que los trabajos de impresión permanezcan retenidos hasta que el usuario se identifique frente al equipo mediante una tarjeta o credenciales de acceso.
De esta manera:
- Solo imprime quien realmente lo necesita.
- Se reduce el desperdicio de papel.
- Se evita que información sensible quede expuesta.
- Los documentos olvidados se eliminan automáticamente.
El resultado es una operación más segura y eficiente.
Las impresoras también son una puerta de entrada para los ciberataques
En la actualidad, las impresoras forman parte del ecosistema de dispositivos conectados de la empresa. Sin embargo, muchos equipos funcionan con firmware desactualizado y pueden convertirse en un punto vulnerable para los ataques informáticos.
Un servicio MPS ayuda a proteger la infraestructura mediante:
- Actualización constante del firmware.
- Bloqueo de accesos no autorizados.
- Protección de información confidencial.
- Configuración segura de los dispositivos.
- Supervisión permanente del entorno de impresión.
La ciberseguridad ya no es exclusiva de las computadoras o servidores; también alcanza a los dispositivos de impresión.
Menos costos y más tiempo para tareas estratégicas
Delegar la gestión de impresión permite reducir considerablemente los costos asociados al consumo excesivo de insumos, las reparaciones imprevistas y las interrupciones operativas.
Además, el equipo de TI deja de invertir tiempo en resolver problemas cotidianos y puede concentrarse en proyectos que aporten mayor valor al negocio.
La empresa gana en:
- Productividad.
- Seguridad.
- Control de costos.
- Continuidad operativa.
- Eficiencia en los procesos.
En definitiva, los Servicios de Impresión Gestionada permiten transformar un área tradicionalmente problemática en un proceso ordenado, previsible y optimizado.
Dejá la gestión de tus impresoras en manos de especialistas
Tu equipo debería estar enfocado en hacer crecer la empresa, no en resolver problemas de impresión.
En Document Consulting implementamos Servicios de Impresión Gestionada (MPS) adaptados a las necesidades de cada organización, garantizando un entorno de trabajo más eficiente, seguro y productivo.
